காகித பதிவேடுகள் உங்கள் கடன் வணிகத்திற்கு ஏன் நஷ்டம் தருகின்றன

1. எழுதுவது மட்டும் வேலை இல்லை

ஒரு payment entry எழுத சில வினாடிகள் தான் ஆகலாம். ஆனால் அதன் பின் தான் உண்மையான வேலை ஆரம்பமாகிறது: யார் paid, யார் pending, agent எவ்வளவு cash கொண்டு வந்தார், இன்று expected collection-க்கு actual collection match ஆகிறதா, நாளை யாரை follow-up செய்ய வேண்டும் என்பதைக் கண்டுபிடிக்க வேண்டும்.

ஒரு owner அல்லது agent தினமும் 30 நிமிடம் எழுத, தேட, cash reconcile செய்ய செலவிட்டால், வருடத்திற்கு 180 மணி நேரத்துக்கும் மேல் செலவாகிறது. அந்த நேரத்தை borrower follow-up, cash verification, agent review, புதிய line planning போன்ற முக்கிய வேலைகளுக்கு பயன்படுத்தலாம்.

2. சிறிய தவறுகள் பெரிய business பிரச்சனையாக மாறும்

Paper record என்பது handwriting, memory, discipline ஆகியவற்றை முழுமையாக நம்புகிறது. ஒரு tick mark விடுபட்டால், amount overwrite செய்தால், அல்லது entry தாமதமாக எழுதப்பட்டால் owner, agent, borrower இடையே குழப்பம் உருவாகும்.

Microsoft Research இந்திய microfinance self-help group record keeping குறித்து செய்த field trial-ல் digital support இருந்த போது recording time குறைந்தது, தவறான entries குறைந்தது, records முழுமையாக இருந்தது என்று கண்டறிந்தது. இதே பாடம் சிறிய lending business-க்கும் பொருந்தும்: நல்ல record என்பது admin வேலை மட்டும் இல்லை; அது operational risk-ஐ குறைக்கும்.

3. Owner-க்கு உடனடி visibility கிடைக்காது

Register agent கையில் இருந்தால் owner-க்கு உண்மை நிலை பொதுவாக நாள் முடிவில் தான் தெரியும். அது ஒரு பெரிய தாமதம். மதியம் collections குறைவாக இருந்தால் அதே நேரத்தில் follow-up செய்ய முடியும்; இரவு தெரிந்தால் வாய்ப்பு போயிருக்கும்.

Digital collection tracking மூலம் paid, unpaid, missed, cash totals போன்றவை ஒரே இடத்தில் தெரியும். Expected collection-ஐ actual collection-ோடு ஒப்பிட்டு line performance-ஐ உடனே பார்க்க முடியும்.

4. Agent accountability கடினமாகும்

பெரும்பாலான agents நம்பகமானவர்கள் தான். ஆனால் cash handling இருக்கும் இடத்தில் control தேவை. Manual register இருந்தால் genuine borrower delay, late deposit, wrong entry, incomplete field update ஆகியவற்றை பிரித்தறிவது சிரமமாகும்.

Daily closure, payment history, line reports ஆகியவை simple accountability rhythm கொடுக்கின்றன: இன்று எவ்வளவு வர வேண்டும், எவ்வளவு வந்தது, யார் pending, எவ்வளவு cash handover ஆக வேண்டும்.

5. Reports-ல் தான் paper முதலில் தோல்வியடையும்

Paper register-ஐ படித்து பார்த்தால் தகவல் கிடைக்கும். ஆனால் எந்த line slow ஆகிறது, எந்த borrowers late ஆக தொடங்குகிறார்கள், இந்த வாரம் new loan disbursal எவ்வளவு, expenses profit-ஐ குறைக்கிறதா போன்ற கேள்விகளுக்கு உடனடி பதில் தர முடியாது.

அதனால்தான் collections நன்றாக இருப்பதாக தோன்றினாலும் actual profit தெளிவாக தெரியாமல் போகிறது. Collection-ல் principal மற்றும் interest இரண்டும் இருக்கும். Payments, expenses, investments, bad loans ஆகியவற்றை பிரித்து பார்க்காவிட்டால் cash movement strong போல தெரிந்தாலும் business profit பலவீனமாக இருக்கலாம்.

6. Register தொலைந்தால் அல்லது சேதமடைந்தால் சிக்கல்

Register misplaced ஆகலாம். Pages கிழியலாம். Ink மங்கலாம். Borrower dispute வந்தால் ஒரே record தெளிவாக இல்லையெனில் அதை நிரூபிப்பது கடினம்.

Cloud-backed software business discipline-க்கு மாற்றாக இல்லை. ஆனால் அது ஒரு durable source of truth தருகிறது. Phone தொலைந்தாலும் owner வேறு device-ல் sign in செய்து company data-வை மீண்டும் access செய்ய முடியும்.

7. Digital-க்கு மெதுவாக மாறுவது எப்படி

நல்ல digitization என்பது field team ஏற்கனவே செய்வது போலவே இயங்க வேண்டும். BBVA Microfinance Foundation-ன் digital transformation அனுபவமும் இதையே சொல்கிறது: field officers வேலை நடக்கும் இடத்திலேயே customer information-ஐ mobile device-ல் பார்க்க முடிந்தால் தான் digital tools அதிக பயன் தரும்.

• அனைத்து பழைய registers-ஐ ஒரே நாளில் மாற்ற வேண்டாம்; ஒரு active line-ல் தொடங்குங்கள்.
• முதல் வாரம் புதிய payments மட்டும் app-ல் record செய்யுங்கள்; register-ஐ backup ஆக வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.
• ஒவ்வொரு நாளும் close day செய்து owner மற்றும் agent cash, pending borrowers ஆகியவற்றில் ஒத்துப்போகிறார்களா என்பதை சரிபாருங்கள்.
• Team workflow-ஐ நம்பத் தொடங்கிய பிறகு borrower history, loan statement, reports, approvals ஆகியவற்றை பயன்படுத்த ஆரம்பியுங்கள்.

Vasool Raja எங்கு உதவும்

Vasool Raja line-based lending operations-க்கு உருவாக்கப்பட்டது: daily collections, borrowers, loans, payment recording, agent access, closures, reports, owner visibility. Vasool Raja lender அல்ல; loan offer அல்லது loan broker செய்யாது. ஏற்கனவே lending operations நடத்தும் teams-க்கு control தரும் software இது.

உங்கள் register உங்கள் வேலையை மெதுவாக்க ஆரம்பித்திருந்தால், எல்லாவற்றையும் ஒரே நாளில் digital செய்ய வேண்டாம். ஒரு line-ல் தொடங்குங்கள், real payments record செய்யுங்கள், day close செய்யுங்கள், பழைய paper process-ஐ விட எவ்வளவு control கிடைக்கிறது என்று பாருங்கள்.